Voicebots: Einfach erreichbar. Auch wenn niemand Zeit hat.
Ein KI Voicebot übernimmt die Erstaufnahme, fragt gezielt Informationen ab und sorgt für professionelle, nachvollziehbare Übergaben statt lückenhafter Rückrufnotizen. Und vor allem: Er liefert genau die Infos, die Ihr Team wirklich braucht, statt halber Sätze und vager „Bitte um Rückruf“-Hinweise.
Anrufe kommen immer – Erreichbarkeit nicht.
In vielen Organisationen hängt telefonische Erreichbarkeit vom Zufall ab: Mitarbeitende sind in Meetings, in Terminen oder bereits im Gespräch. Anrufe landen in Sammelgruppen oder bei Kolleg:innen, die das Anliegen nicht einordnen können.
Außerhalb der Geschäftszeiten übernehmen oft externe Dienstleister – mit wenig Kontext, unklaren Notizen und ohne Priorisierung. Die Folge: Rückfragen, Verzögerungen und Informationslücken.
Die Lösung: Ein KI Voicebot, der Ihre Strukturen versteht
Der KI Voicebot nimmt Anrufe zuverlässig an, stellt die richtigen Fragen und gibt Informationen vollständig weiter. Er arbeitet nach Ihren Regeln, nutzt Ihre Fachlogik und passt sich Ihren Abläufen an – kein starres Sprachmenü, sondern ein echter Assistenzbaustein.
Wo ein KI Voicebot entlastet
- Intelligenter Anrufbeantworter: nimmt Gespräche an und erfasst Anliegen strukturiert
- Terminassistent: fragt Terminwünsche ab oder bindet Kalenderlogik ein
- First-Level-Support: beantwortet Basisfragen und qualifiziert Anliegen vor
- After-Hours-Service: sichert Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten
- Interne Hotline: sammelt Vorabinformationen und entlastet zentrale Stellen
- Vorzimmer-Unterstützung: filtert Anrufe für Führungskräfte nach Vorgaben
Vorteile eines KI Voicebots
- immer freundlich und konsistent
- 24/7/365 erreichbar
- anpassbar an Sprache, Abläufe und Fachbegriffe
- hohe Nutzerakzeptanz (60–70 %)
- wählbare Stimme (m/w)
- natürliche Sprachqualität – nah an menschlicher Interaktion
Wie der KI Voicebot ein einheitliches Serviceniveau sichert
Der KI Voicebot nutzt klar definierte Fragen und Formulierungen. Dadurch entstehen weniger Interpretationsfehler, weniger Rückfragen und eine konstant hohe Qualität der Erstaufnahme. Besonders in Teams mit wechselnden Mitarbeitenden oder Schichtmodellen schafft das spürbare Stabilität.
Warum das relevant ist
Mitarbeitende müssen keine fremden Anrufe mehr improvisiert annehmen oder spontan einordnen. Anrufende erhalten eine verlässliche, strukturierte Erstaufnahme – unabhängig davon, wer gerade erreichbar ist.
Fachbereiche bekommen vollständige Informationen ohne Nachfassen. Der Unterschied zwischen „Anruf angenommen“ und „Anliegen verstanden“ wird deutlich kleiner.
Für wen relevant?
Für Organisationen, die:
- eine verlässliche Erreichbarkeit benötigen,
- interne Ressourcen entlasten möchten,
- unzufrieden sind mit Weiterleitungen oder externen Annahmestellen,
- sicherstellen wollen, dass jeder Anruf sauber aufgenommen und weiterverarbeitet wird.
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Medialine Bots
Egal ob persönlicher Assistent, Team-Bot oder Service-Assistent – die Medialine Bots übernehmen wiederkehrende Aufgaben, nehmen Anrufe strukturiert an, fragen die richtigen Informationen ab und sorgen für klare, verlässliche Abläufe. So entlasten sie Mitarbeitende spürbar und sichern eine Erreichbarkeit, auf die sich alle verlassen können.
Für zentrale Rufnummern & Empfang – der Bot sorgt für eine saubere Erstaufnahme. Er:
- nimmt Anrufe zuverlässig an
- fragt strukturierte Informationen ab
- leitet Anliegen korrekt weiter
- dokumentiert automatisch im CRM/Ticketsystem
Für Service- und Störungshotlines – 24/7 Vorqualifizierung ohne Zusatzaufwand. Der Bot:
- nimmt Anrufe jederzeit entgegen
- prüft Servicelevel & Dringlichkeit
- gibt erste Hilfestellung
- legt Tickets an & versendet diese
Für Führungskräfte und Teams. Der Bot:
- nimmt Anrufe an
- vermittelt Gespräche
- priorisiert Anliegen nach Vorgaben
- koordiniert Termine
- erstellt E-Mail-Zusammenfassungen
- stellt Informationen bereit (z. B. Hinweise, Öffnungszeiten)
- erstellt Tickets
Für Vertrieb, Marketing & Customer Success – für proaktive Kontaktaufnahme. Der Bot:
- führt kurze Bedarfsgespräche
- fragt Herausforderungen & Interessen ab
- führt Service-/Qualitätsumfragen durch
- übergibt nur qualifizierte Kontakte
EVOLVE-Gutscheinaktion
Sie waren auf der EVOLVE und möchten Ihren Gutschein einlösen? Bitte geben Sie den Hinweis einfach im Nachrichtenfeld an.
Was beinhaltet die EVOLVE-Aktion?
Sie können Ihren persönlichen KI Voicebot drei Monate lang kostenfrei nutzen. Inklusive ist im Angebot eine zweistündige Beratung und Installation sowie ein Voicebot-Typ (nach einem der beschriebenen Use Cases) als Prototyp für Ihr Unternehmen. Nicht enthalten im Angebot sind verbrauchsabhängige Kosten und möglicher zusätzlicher Aufwand, der separat berechnet wird.
Ist der Voicebot ein vollwertiges Produkt?
Ja, Sie erhalten je einen Voicebot-Typ als Prototyp, der in Absprache mit Ihnen für Ihr Unternehmen eingerichtet wird.
Wie lange geht die Aktion und wann beginnt mein Nutzungszeitraum?
Der Aktionszeitraum läuft bis zum 24.12.2025. Der Nutzungszeitraum von drei Monaten beginnt mit dem Start Ihrer Nutzung des Voicebots.
Welche Kosten können entstehen?
Verbrauchsabhängige Kosten (z. B. Gesprächsvolumen) sowie zusätzlicher technischer Mehraufwand werden separat berechnet.
Björn Stange
